Cómo llevar las cuentas de las deudas de tus clientes en un cuaderno

Llega doña Marta, la de toda la vida, y te dice que la próxima semana te paga. Tú le dices que tranquila. Pasan tres semanas y cuando por fin sacas el tema, ninguno de los dos se acuerda si eran $18.000 o $25.000.

Y ahí te toca escoger entre pelear con una clienta buena o perder la plata. Casi siempre uno termina perdiendo la plata.

Vender a crédito no es el problema. En un barrio es lo que hace que la gente te sea fiel y no se vaya a la tienda de la esquina. El problema es no llevar la cuenta. Te muestro cómo armar un cuaderno que sirva de verdad, y las reglas para que eso no se te salga de las manos.

Arma el cuaderno bien desde el principio

El error más común es anotar todo seguido, revuelto, en orden de fecha: doña Marta, después don Jorge, después doña Marta otra vez. Cuando quieres saber cuánto debe una sola persona, te toca leer todo el cuaderno.

Hazlo al revés: una página por cliente.

Arriba de la página, el nombre y el teléfono. Y en las primeras hojas del cuaderno, deja un índice: el nombre de cada cliente y en qué página está. Para que el índice no se te vuelva otro desorden, reserva unos renglones por letra (los de la A aquí, los de la B más abajo) o consigue un cuaderno con separadores. Suena bobo, pero es lo que hace que después encuentres las cosas.

En cada página, cinco columnas:

Fíjate en lo importante: la columna del saldo. Cada vez que anotas algo, vuelves a sacar el saldo y lo escribes. Así, en cualquier momento, el último número de la página es lo que esa persona debe. No tienes que sumar nada para saberlo.

Y cuando el cliente abone, no borres ni taches lo anterior. Le pones el abono en su propio renglón, con la fecha, y sacas el saldo nuevo. El cuaderno tiene que contar la historia completa, porque esa historia es la que te respalda si algún día hay discusión.

Y cuando se llene la página de un cliente bueno —que se llena, y rápido— no arranques de cero en cualquier hoja. Abre una página nueva, escribe arriba "viene de la página 12" y pasa el saldo como primer renglón. Después corrige el índice. Si no haces eso, a los tres meses el cuaderno te está mintiendo.

Las reglas que evitan los problemas

El cuaderno solo funciona si lo acompañas con unas reglas. Estas son las que sirven:

Anota siempre, así sea la señora de toda la vida. Sobre todo esa. Uno no anota por desconfianza, anota porque nadie se acuerda de nada tres semanas después.

Que firme quien vino. Un garabatico al lado de lo que se llevó y se acabaron los "yo ya le pagué". Y define desde el principio quién puede llevar a nombre de cada casa, porque muchas veces no viene doña Marta sino el hijo o la nieta. Anota quién vino y que firme esa persona.

Escribe con esfero. El lápiz se borra solo con el roce y ahí quedaste sin nada.

Anota qué llevó, no solo el valor. "Mercado $32.000" no le dice nada a nadie en un mes. "Arroz, aceite y panela" sí.

Ponle un tope a cada cliente. Decide cuánto es lo máximo que le dejas deber a una persona. Cuando llegue a ese número, no le das más hasta que abone. Sin tope, la deuda crece hasta que la persona ya no la puede pagar, y ahí pierdes al cliente y la plata.

Revisa el cuaderno un día fijo. Escoge un día, digamos los lunes, y pasa las páginas a ver quién lleva mucho tiempo sin abonar. Y como lo difícil no es acordarse sino la pena de escribir, ten el mensaje listo y mándalo igual siempre: "Buenas, doña Marta. Le recuerdo que tiene un saldo de $18.000 en la tienda. Cuando pueda me abona y me avisa. Gracias". Corto y amable. Un recordatorio a tiempo es mucho más fácil que un cobro incómodo tres meses después.

Dónde se te empieza a complicar

El cuaderno aguanta hasta cierto punto.

Las cuentas las sacas tú. Cada abono es una resta a mano. Un número mal restado y el saldo queda mal desde ahí para abajo, y ese error se arrastra hasta el final de la página.

No sabes cuánta plata tienes en la calle. Para saber el total que te deben entre todos, te toca pasar página por página anotando saldos y sumarlos. Casi nadie lo hace, y por eso casi nadie sabe cuánta plata suya está prestada.

Si se pierde el cuaderno, perdiste todo. Se moja, se pierde entre otros papeles, se lo lleva alguien. No hay copia. Lo mínimo que puedes hacer es tomarle foto a las páginas con el celular una vez a la semana. No es elegante, pero te salva.

Si otra persona atiende, no te enteras. El que te ayuda en el mostrador deja que alguien lleve algo sin anotar, o lo anota donde no era, y tú te das cuenta muy tarde.

No hay alertas. El cuaderno no te avisa que don Jorge lleva dos meses sin abonar. Eso lo tienes que descubrir tú, y solo si te sientas a revisar.

Con lo que sale del negocio pasa exactamente igual.

Lo mismo, pero que saque las cuentas solo

Nosotros hacemos Tienify, y esto es lo que hace con las deudas.

Cuando cobras en la caja y el cliente queda debiendo, escoges esa forma de pago y la deuda queda registrada sola. No tienes que anotarla aparte en ningún cuaderno.

De ahí en adelante:

• Ves la lista de todos los que te deben, con cuánto era, cuánto han abonado y cuánto falta.
• Registras los abonos y el saldo se recalcula solo. Nada de restar a mano.
• Sabes cuánta plata tienes en la calle en total, sin sumar página por página.
• Cada cliente tiene su historial, así ves todo lo que ha llevado y lo que ha pagado.
• Le pones un límite a cada cliente, para que la deuda no se le crezca.
• Y no se moja, no se pierde y no se borra.

La caja, el inventario y las cuentas de Tienify te salen gratis, para siempre, hasta 45 productos y sin pedirte tarjeta. Llevar el control de lo que te deben no te cuesta nada.

Si vas empezando, arma tu cuaderno con esas cinco columnas y esas reglas. Funciona. Y el día que te canses de restar a mano, ya sabes.

👉 Regístrate gratis en tienify.com y controla lo que te deben.