Cómo hacer un catálogo de productos en Excel para mandar por WhatsApp o Instagram

Te escribe un cliente y suelta la frase de siempre: "¿me mandas el catálogo?".

Y tú ahí, mandándole quince fotos sueltas por WhatsApp, una por una, y detrás de cada foto el precio en un mensaje aparte. El cliente se pierde, pregunta dos veces por lo mismo y al final te dice "listo, cualquier cosa te escribo". Ya sabemos cómo termina eso.

La buena noticia es que un catálogo decente lo armas hoy mismo con lo que ya tienes en el computador. No necesitas pagar nada ni saber diseño. Te muestro cómo hacerlo en Excel, para qué sirve de verdad, y también en qué momento se te vuelve un dolor de cabeza.

Qué le tiene que ir a cada producto

Antes de abrir Excel, ten claro qué va en cada fila. Con estas seis columnas te alcanza:

• Foto del producto
• Nombre (que se entienda: "Camiseta oversize algodón", no "REF-0453")
• Precio
• Tallas o colores que tienes
• Descripción corta: material, medidas, para qué sirve
• Disponible: sí o no

No le metas más columnas de las que necesitas. Entre más ancha la hoja, peor se ve en el celular, y en el celular es donde tu cliente lo va a abrir.

Si quieres profundizar en cómo escribir el nombre y la descripción para que el producto se venda solo, aquí lo explicamos con más calma.

El paso a paso en Excel

1. Arma las columnas. Abre una hoja nueva y pon los seis títulos en la primera fila. Ponlos en negrilla y con fondo de color, para que se distingan.

2. Mete las fotos, pero amárralas a la celda. Primero súbele el alto a la fila (unos 100 puntos) y el ancho a la columna de foto. Después vas a Insertar → Imagen. Y ojo con este detalle, que es el que daña los catálogos: por defecto la foto queda flotando encima de la hoja, no pegada a la celda. Si más adelante ordenas o filtras, las fotos se quedan quietas y se te descuadra todo. Para amarrarla, si tu Excel es de los nuevos usa Insertar → Imagen → Colocar en celda; si es más viejito, click derecho en la foto → Formato de imagen → Propiedades → Mover y cambiar tamaño con las celdas. Y usa fotos livianas: si le metes veinte fotos pesadas, el archivo se pone lento y después no lo puedes ni mandar por WhatsApp.

3. Que se vea ordenado. Céntrale el texto, ponle bordes a la tabla y deja la fila de títulos congelada (Vista → Inmovilizar fila superior), así cuando bajen siguen viendo qué es cada columna.

4. Marca lo agotado. En la columna de disponible, que lo que no tienes salga en rojo y lo que sí, en verde. Lo puedes pintar a mano, pero es mejor con Formato condicional: seleccionas la columna, le dices que cuando diga "No" se pinte de rojo, y de ahí en adelante se pinta solo. Es lo primero que mira el cliente y te ahorra el "ay, eso ya se me acabó".

5. Sepáralo por categorías. Una hoja para camisetas, otra para pantalones, otra para accesorios. Es mejor mandar tres archivos ordenados que uno gigante donde no se encuentra nada.

6. Guárdalo en PDF. Este es el paso que casi todo el mundo se salta. Archivo → Guardar como → PDF, y antes revisa en Diseño de página que quede ajustado a una sola página de ancho. El Excel no se lo mandes crudo al cliente: mucha gente lo abre desde el celular y se le desconfigura. El PDF se abre parejo en cualquier teléfono.

7. Para Instagram, sácalo en imagen. Ahí no sirve el PDF. En vez de tomar una captura (que sale con mala resolución y bordes feos), selecciona el rango de productos, cópialo y usa Pegado especial → Imagen. Ármalo cuadrado, de 1080 por 1080, con pocos productos por imagen. Que se lea grande, porque nadie hace zoom.

Para qué sí sirve Excel

Para arrancar, Excel es muy bueno:

• No pagas nada y ya lo tienes ahí.
• Lo manejas tú, a tu manera, sin depender de nadie.
• Funciona sin internet.
• Lo armas esta misma tarde.

Si estás empezando y tienes diez o quince productos, un PDF bien hecho te resuelve.

Dónde se te empieza a caer

El problema no es armarlo. El problema es mantenerlo. Y eso pasa siempre, tarde o temprano:

Cada cambio te toca hacerlo tres veces. Te subió el proveedor el precio. Entonces abres el Excel, corriges, vuelves a exportar el PDF y lo vuelves a mandar. Por cada cambio de precio, tres pasos.

El catálogo que mandaste ayer ya está desactualizado. El cliente guardó el PDF de hace dos semanas, te pide la talla M que ya vendiste, y ahora te toca a ti quedar mal explicándole que eso ya no hay.

El cliente no puede comprar ahí. Ve la foto, ve el precio, le gusta… y tiene que escribirte para preguntar todo otra vez. Cada venta sigue pasando por tus dedos.

No sabes nada de lo que pasó. No sabes quién lo abrió, qué producto miraron más, qué es lo que la gente está buscando. Mandas el archivo y quedas a ciegas.

Cuando pasas de treinta productos, se te sale de las manos. Actualizar precios, fotos y disponibles a mano en una hoja de cálculo deja de ser un ratico y se vuelve una tarea de todos los días.

Es la misma historia del inventario en cuaderno: el sistema manual funciona hasta que el negocio crece. Ahí deja de servir.

Que el catálogo se mantenga solo

Aquí es donde entra Tienify, y te lo cuento de frente porque es lo que nosotros hacemos.

En vez de un archivo que toca reeditar y volver a mandar, tienes un catálogo en línea con tu propio enlace: tunegocio.tienify.com. Lo mandas una vez por WhatsApp o lo dejas fijo en tu perfil de Instagram, y de ahí en adelante:

• Cambias un precio y ya queda cambiado para todo el que abra el enlace. Nada de reexportar ni reenviar.
• Le tomas la foto al producto y la inteligencia artificial te escribe el nombre, la descripción y la ficha técnica en español. Tú revisas y apruebas.
• Lo que se agota se marca solo, porque el catálogo está conectado a tu inventario.
• El cliente arma el pedido ahí mismo y te llega con nombre, teléfono y dirección. Tú solo confirmas por WhatsApp.

La caja y el inventario de Tienify te salen gratis, hasta 45 productos, sin pedirte tarjeta. El catálogo en línea y la parte de inteligencia artificial vienen en el plan Pro, que cuesta $39.000 al mes.

Si vas empezando, arma tu Excel y mándalo. Sirve. Pero el día que te canses de reenviar el mismo PDF corregido, cámbiate a algo que se actualice solo.

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